Zanim wskoczymy w wir codziennych obowiązków, warto zatrzymać się na chwilę i przyjrzeć się tym działaniom, które mogą nas łatwo wciągnąć, ale niekoniecznie przyczynią się do efektywnego rozpoczęcia zawodowego dnia. Z jednej strony planowanie pracy to sprawa indywidualna, bo powinno być dopasowane do możliwości czasowych i zasobów, w końcu trzeba mierzyć siły na zamiary 😉 Jednak z drugiej problem ze skupieniem się i unikanie multitaskingu to coś, co przyda się każdej z nas, bez wyjątków.

3 rzeczy, od których NIE zaczynam codziennej pracy i tobie radzę to samo:

1. Trzymaj się z daleka od skrzynki e-mailowej

W dużym skrócie: milion wątków i „wrzutek” od innych osób, które ustawiają twoją pracę, nawet jeśli nie zdajesz sobie z tego sprawy.

Pierwsze, co często kusząco rzuca się nam w oczy po włączeniu komputera, to skrzynka odbiorcza pełna emaili. Jednak rozpoczynanie dnia od przeglądania i odpisywania na maile może być nieefektywne. 

Dlaczego? Ponieważ skupiając się na emailach, często wpadamy w wir różnych wątków i drobnych zadań, tracąc czas i energię na sprawy, które nie są naszymi głównymi priorytetami. Zamiast tego, lepiej zacząć od skoncentrowania się na najważniejszych zadaniach dnia, a później przejść do obsługi skrzynki odbiorczej. 

Pierwszy raz w ciągu dnia zaglądam do niej po około 2 godzinach, robię szybki przegląd po tytułach wiadomości i jeśli nie ma żadnego pożaru, to zamykam skrzynkę i wracam do niej pod koniec dnia. Tak, zamykam pocztę, bo otwarta cały czas i wpadające powiadomienia o nowych mailach to trudny przeciwnik na drodze do pracy w skupieniu.

Dlaczego warto unikać sprawdzania emaili na start:

• Odpowiadanie na maile może być czasochłonne i rozpraszające.
• Przejmowanie się drobnymi sprawami może odciągać uwagę od głównych celów.
• Skupienie się na emailach na początku dnia może prowadzić do utraty kontroli nad harmonogramem i priorytetami.

2. Instagram to idealny czasopochłaniacz, który wciągnie cię szybciej, niż myślisz. Albo inne medium społecznościowe, w którym jesteś najczęściej.

Kto nigdy nie zajrzał „tylko na chwilkę”, żeby zorientować się po dobrej godzinie, że śledzi kolejną internetową dramę z wypiekami na twarzy albo scrolluje słodkie filmiki ze zwierzątkami, niech pierwszy rzuci myszką komputerową 😉 

Tak to działa, bo media społecznościowe są skonstruowane po to, żeby przyciągnąć naszą uwagę i utrzymać ją jak najdłużej (a potem to monetyzować oczywiście). Dlatego to znakomita pułapka, w którą łatwo możemy wpaść na początku dnia pracy. To miejsce, gdzie czas płynie szybko, a my często znajdujemy się w spiralnym scrollowaniu, zapominając o terminach i o tym, co tak naprawdę mieliśmy do zrobienia. 

W rezultacie, zamiast skoncentrować się na produktywnych działaniach, tracimy cenny czas na oglądanie materiałów, które nie mają bezpośredniego związku z naszymi celami biznesowymi. 

Dlaczego warto unikać:

• Przeglądanie mediów społecznościowych może być uzależniające i rozpraszające.
• Spędzanie czasu na Instagramie może prowadzić do straty produktywności i opóźnień w realizacji zadań.
• Łamanie woli na początku dnia może wpłynąć negatywnie na naszą motywację i efektywność pracy.

3. Przemyśl, sprawdź, poukładaj i zaplanuj wcześniej, dzięki temu będziesz wiedzieć, od czego zacząć.

Chociaż planowanie jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania czasem, rozpoczynanie dnia od tej czynności może być niezbyt efektywne. 

Dlaczego? Ponieważ rozmyślanie nad kalendarzem na początku dnia może spowodować, że wpadniemy w pułapkę analizowania i modyfikowania planów zamiast faktycznego popychania tematów do przodu. 

Zamiast tego, lepiej mieć już gotowy zarys dnia lub tygodnia, który został przygotowany wcześniej, pozwalając od razu skupić się na priorytetach, gdy zaczynamy pracę. Dzięki temu najważniejsze rzeczy mamy „z głowy”, co oprócz dotrzymania terminów daje też miłe poczucie dobrze wykonanej pracy. 

Dlatego wolę poświęcić czas w piątek lub weekend i spojrzeć na mój kalendarz z lotu ptaka, żeby zastanowić się, co mnie czeka i jak to najlepiej poukładać. Jeśli lubisz pracę w blokach czasowych, to takie pogrupowanie podobnych zadań pomoże pracować efektywniej.

Dlaczego warto mieć plan wcześniej:

• Planowanie na początku dnia może być czasochłonne i skomplikowane.
• Skupienie się na planowaniu może odciągać uwagę od konkretnych zadań do wykonania.
• Gotowy zarys dnia pozwala natychmiast przejść do działania, co zwiększa efektywność pracy.

Podsumowanie: 

Rozpoczynanie dnia od dobrych nawyków może znacznie wpłynąć na naszą produktywność i ogólne samopoczucie. Unikanie pułapek, które nas rozpraszają, jest kluczem do efektywnego działania. Odpowiednie rozpoczęcie pracy pomaga skupić się na kluczowych zadaniach oraz osiągnięciu naszych celów bez stresu i zamieszania.

Istotne jest świadome podejście do zarządzania czasem. Choć nie zawsze ten start dnia jest idealny, to uzmysłowienie sobie tych pułapek może pomóc nam unikać ich w przyszłości, co z pewnością przełoży się na większą kontrolę czasu zawodowo i prywatnie.