with Brak komentarzy

Alfabet wirtuanej asystentki cz.1

 

laptop-klawiatura-rece

Dzisiejszy wpis to pierwsza część mojego instagramowego cyklu ALFABET WIRTUALNEJ ASYSTENTKI.

To bardzo subiektywny przegląd tego, co się w tym zawodzie przyda albo z czym mi się kojarzy. Lista z pewnością jest niepełna, ale całkiem nieźle odzwierciedla moje “tu i teraz”. 

 

A jak ASANA

Użyteczne narzędzie, które pomoże uporządkować zadania. Świetnie sprawdzi się zarówno w pracy zespołowej, jak i przy indywidualnym planowaniu. 

W wersji bezpłatnej nie ma ograniczeń w tworzeniu liczby projektów. Żeby kogoś zaprosić, do udziału w projekcie wystarczy, podać jego e-maila. Można tworzyć projekty z zadaniami i wieloma podzadaniami. Dodawać do nich załączniki, aktywne linki oraz komentarze w obrębie danego zadania. I najważniejsze: wskazywać termin wykonania oraz osobę za nie odpowiedzialną, również dodawać osoby współpracujące. 

Kluczowe w Asanie jest to, że wszystko dzieje się w jej obrębie. Nie ma potrzeby żadnej dodatkowej komunikacji w formie e-mailowej czy za pomocą komunikatora. To bardzo wygodne jest mieć wszystko w jednym miejscu. Ponadto bardzo upraszcza komunikację w zespole. 

Bardzo je lubię, zarówno w pracy nad projektami dla klientów, jak i przy planowaniu swoich działań.

 

B jak BRAND

Brand czyli marka. Składają się na nią te elementy (nazwa, logo, produkty, usługi, sposób komunikacji itp.), które powodują, że jest identyfikowalna. Widzisz symbol  i od razu pojawia się szereg skojarzeń. Na przykład podczas długiej podróży samochodem logo stacji benzynowej lub fast-foodu niesie ze sobą całkiem przyjemny przekaz 😉

Co ma wspólnego branding  z wirtualną asystą? 🤔

Całkiem sporo. Wiele zadań może polegać na wykonaniu elementów identyfikacji wizualnej marki klienta (grafiki do mediów społecznościowych czy www), na wspieraniu komunikacji z jego grupą docelową np. na Facebooku czy po prostu obsłudze klienta. 

 

Nie zapominajmy, że jest jeszcze coś takiego jak marka osobista i tutaj pojawia się aspekt wirtualnej asystentki jako przedsiębiorcy, kreującego swój profesjonalny wizerunek. Można to robić w absolutnie dowolny sposób, byle spójny i skierowany do naszej grupy docelowej.

 

C jak CANVA

Czy do robienia grafik trzeba znać profesjonalne programy typu Adobe Photoshop, czy CorelDraw?  To zależy czym się chcesz zajmować 🙂 

Aby przygotować materiały do profesjonalnego wydruku w  drukarni, z pewnością jest to wiedza niezbędna. Natomiast do wykonania grafik do social mediów już niekoniecznie. W zupełności wystarczy pochodząca z Australii Canva, nawet w bezpłatnej wersji, choć oczywiście płatna daje nieporównywalnie więcej możliwości (z takiej obecnie korzystam). 

W tym programie pracuję prawie codziennie. Robię grafiki do postów, zdjęcia w tle na Facebooka, Instagram czy LinkedIn, grafiki na www, składam proste ebooki czy oferty dla klientów.

Canva jest przyjazna, intuicyjna i daje mnóstwo możliwości do zainspirowania się. Ilość gotowych szablonów o szerokim przeznaczeniu  jest naprawdę imponująca. Można tworzyć grafiki nie tylko do mediów społecznościowych, ale też plakaty, prezentacje, zaproszenia itp. 

Na początek warto przetestować wersję bezpłatną, która, choć oferuje okrojone zasoby elementów, symboli czy zdjęć, to w mojej ocenie nie jest wcale “uboga”. Przy sprytnym gospodarowaniu środkami bezpłatnej Canvy można wykonać ładne i wartościowe materiały do publikacji zgodnie z naszymi potrzebami.  

 

D jak DELEGOWANIE

W wersji idealnej to moment, w którym otrzymuję komplet informacji potrzebnych do wykonania zadania. Wiem co mam zrobić, w jakim zakresie i terminie, otrzymałam też wszystkie niezbędne dane dostępowe i hasła. Sytuacja, w której należy po prostu usiąść przy biurku i pracować. 

Czy tak to rzeczywiście wygląda? 

Coraz częściej tak, bo przedsiębiorcy korzystający z usług wirtualnej asysty są coraz lepiej do tego przygotowani. Wiedzą, że im bardziej konkretne wytyczne przekażą na początku to, tym lepszy efekt uzyskają. No i obędzie się bez dodatkowych pytań, które zabierają ich cenny czas. 

A może po prostu to ja mam szczęście do klientów, którzy wiedzą jak to robić 😉

 

E jak -MAIL

Ludzie listy piszą, teraz głównie elektroniczne. 

Mimo zmiany nośnika z papieru na protokół komunikacyjny nadal istotne są zasady:

  • nagłówek, 
  • wstęp, 
  • przejrzysta treść, 
  • podsumowanie, 
  • podpis, 
  • dane kontaktowe - to tylko niektóre z nich. 

Oczywiście wszystko zależy od odbiorcy, tego czy to jest pierwszy kontakt, czy korespondujemy od jakiegoś czasu, czy łączy nas relacja wyłącznie formalno-biznesowa czy bardziej prywatna. 

Jedno jest niezmienne: szanujmy naszego adresata i jego czas.  

Staram się, aby moje e-maile cechował konkret, oddzielam wątki za pomocą akapitów lub piszę w punktach. Piszę prosto, aby odbiorca otrzymał jasny komunikat i wiedział co ma zrobić z informacjami, które mu przekazuję.

 

F jak FEEDBACK  (informacja zwrotna)

Przy tak kameralnej opcji współpracy jak wirtualna asysta informacja zwrotna, rozumiana jako ocena pracy, to podstawa. 

Wyobraź sobie sytuację: otrzymujesz zlecenie, wykonujesz je wg wytycznych, przekazujesz w terminie, klient reguluje fakturę i...zapada cisza. 

Zero jakiegokolwiek komentarza.

Jak się wtedy czujesz? 

Mi się taka sytuacja trafiła tylko raz przy jednorazowym zleceniu i była bardzo niekomfortowa. Oczywiście dopytałam później e-mailowo klienta i jego zdaniem wszystko było wykonane tak, jak sobie życzył. Trochę kamień z serca, bo myśli miałam różne. 

Informacja zwrotna od klienta to doskonały trening umiejętności komunikacyjnych i kopalnia wiedzy. Bardzo różnej wiedzy - od kwestii technicznych po ogólną ocenę mojej pracy. Dzięki temu dowiaduję się jakie obszary moich umiejętności mogę dopracować. Co mogłam zrobić  inaczej, jakie zmiany wprowadzić do mojego trybu pracy. 

Często feedback oznacza też pochwały i jest to bardzo miłe dowiedzieć się, że moja praca jest realnym i pozytywnym wsparciem czyjegoś biznesu 🙂

 

G jak GODZINY

Kiedy spytasz wirtualną asystentkę,  w jakim systemie się rozlicza ze swoimi klientami, to w zdecydowanej większości usłyszysz o pakietach godzin. Dlaczego tak jest? 

Bo to najprostszy sposób wyceny naszych usług. 

 

Często bardzo trudno jest określić, ile czasu jest potrzebne do wykonania konkretnego zadania. Zależy to od różnych czynników, zwłaszcza jak mam do zrobienia coś “kreatywnego”. Post do mediów społecznościowych, artykuł blogowy, grafikę czy e-mail do sekwencji. Pytanie, jakie informacje wyjściowe otrzymam od klienta, a na ile sama muszę być kreatywna.

 

Oczywiście muszę przyjąć pewne “widełki” i zrobić wstępną kalkulację dla klienta, żeby wiedział czego się może mniej-więcej spodziewać. Jaki zakres jego biznesowych potrzeb mieści się w pakiecie, który wybrał. I czy to pokrywa się z jego wyobrażeniem o współpracy z wirtualną asystentką.

 

Rozliczenie godzinowe jest przede wszystkim bardzo wygodną opcją dla klienta. Wybierając pakiet, rezerwuje sobie konkretną ilość moich godzin pracy. Zakres zadań i koszty, które się z tym wiążą są od początku jasne. Klient wyda na moje usługi tyle, ile zaplanował w swoim budżecie. 

 

Początek współpracy to moment uregulowania pakietu, bo jest on opłacany z góry. 

Oczywiście w przypadku długofalowych współprac zasady rozliczania mogą być inne np. po zakończeniu miesiąca pracy, ale co do zasady przyjmuje się właśnie taki scenariusz, jak wskazałam powyżej.

Czy pakiety godzinowe to jedyne rozwiązanie? 

Nie, na drugim biegunie są rozliczenia projektowe np. za wykonanie strony wizytówkowej, postawienie sklepu internetowego lub innego, zamkniętego zadania. Wszystko zależy od wirtualnej asystentki i jej oferty.

W moim przypadku pakiety godzinowe zdają egzamin. Otwieram e-maila czy Asanę, włączam program do mierzenia czasu (korzystam z toggl) i pracuję. Po wykonaniu zadania wyłączam mierzenie czasu, a w odpowiednim momencie generuję dla moich klientów raporty podsumowujące. Częstotliwość zależy od tego, na co się umówiliśmy - jako podsumowanie projektu lub danego miesiąca.

 

H jak HOME OFFICE

Chcesz wiedzieć, co myślę o pracy w systemie home office? Zerknij poniżej:

Większość wirtualnych asystentek pracuje w systemie home office, choć zdarzają się też wyjątki (wynajęte biuro, coworking). Praca w domu ma swoje plusy i minusy - dla mnie tych ostatnich jest zdecydowanie mniej, a właściwie to ich nie dostrzegam.

 

Jedną z podstawowych korzyści jest dla mnie oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdy do miejsca zatrudnienia. Pamiętam doskonale z czasów “na etacie” jak bardzo stresowało mnie to, czy zdążę do pracy, albo po dzieci (korki, korki).

 

Kolejnym plusem jest większa elastyczność dopasowania godzin pracy do innych zobowiązań. Jasne, że mam terminy, w których muszę się zmieścić, ale to ode mnie zależy czy dane zadanie wykonam o 10 rano, czy 22 wieczorem. A w międzyczasie załatwię np. wizytę lekarską czy zrobię zakupy.

 

Następna sprawa to brak “pustych przebiegów”. Kiedy pracowałam w dużej strukturze, to irytowało mnie czekanie na wielostopniową akceptację wykonanego tematu. Plus jeszcze liczne spotkania, często “o niczym” i łączące się z nimi poczucie straconego czasu. Pracując jako wirtualna asystentka, jestem zdecydowanie bardziej efektywna.

 

Oczywiście praca z domu, a tym bardziej na swoim, nie jest dla każdego. Wbrew pozorom wymaga sporo self-dyscypliny. A także umiejętności planowania i skupienia się na zadaniach, a nie tematach domowych typu “jeszcze tylko włączę pranie”.

 

Bo w pracy zdalnej bardzo łatwo zatrzeć granicę między pracą a życiem prywatnym. Na początku pracy jako WA musiałam wypracować swój system i na razie się sprawdza.

Do tego dochodzi jeszcze kwestia osobowości. Nie wszyscy lubią pracować sami, wiele osób potrzebuje energii innych, wyjścia “do ludzi” oraz poczucia przynależności do grupy. A także "bacika" szefa nad sobą 😉 Tutaj jestem elastyczna. Pracowałam w różnych zespołach, ale obecnie kontakt z klientami w zupełności mi wystarcza.

 

ILE to kosztuje?

To chyba drugie pytanie (po “wirtualna co?”), które pada, kiedy mówię, czym się zajmuję. Najczęściej odpowiadam, że pracuję w oparciu o stawkę godzinową. Tłumaczę, że wcześniej ustalam zakres projektu i budżet z klientem/ką.  Wykonując zadania, za pomocą time-trackera mierzę i sumuję czas pracy. I to wyliczenie, a raczej raport z programu, jest podstawą do wystawienia faktury za moje usługi. 

 

Natomiast kiedy podaję moją stawkę godzinową, to bardzo często widzę zaskoczenie w oczach rozmówcy. Który gdzieś tam w myślach dokonuje prostego wyliczenia: stawka godzinowa x 8 godzin dziennie x ilość dni w miesiącu… Na finiszu wychodzi, że zarabiam stanowczo za dużo 😀 

 

Tylko że w przypadku wirtualnej asysty takie liczenie się kompletnie nie sprawdza! 

Przede wszystkim wirtualna asystentka to przedsiębiorca, a nie pracownik na etacie. 

 

Żeby dziennie zafakturować aż 8 godzin pracy, musiałabym "przepracować” minimum 11 (co w przypadku pracy o charakterze kreatywnym jest mało realne, ale to osobny temat). Liczę tu krótkie przerwy pomiędzy poszczególnymi zadaniami (na przygotowanie i zjedzenie posiłku, wyjście do toalety itp.). Do tego dochodzi czas na przejście do kolejnego tematu, sprawdzenie wytycznych, zalogowanie się do programów.   

 

Na etacie w czas pracy wliczone są wszystkie przerwy.  A ja fakturuję tylko faktycznie przepracowane minuty, bo w czasie każdej, nawet króciutkiej przerwy, licznik wyłączam.

 

Ponadto wirtualna asystentka zazwyczaj prowadzi działalność gospodarczą lub funkcjonuje w innej formie (np. ja obecnie prowadzę działalność poprzez inkubator przedsiębiorczości) czyli coś takiego jak "płatny urlop" nie występuje. Nie pracuję = nie zarabiam.

 

Prowadzenie działalności oznacza stałe, miesięczne koszty, które z tego wynikają. Do tego dochodzą wszystkie niezbędne opłaty. Między innymi  za internet, telefon, zużycie prądu, koszt laptopa, licencje i opłaty za używane programy (np. u mnie CanvaPro)... i jeszcze mnóstwo innych. I to wszystko również musi być uwzględnione w mojej stawce godzinowej. 

 

Podsumowując: wirtualna asystentka, mimo że wykonuje usługi dla innych, jest przedsiębiorcą. 

 

Musi umieć liczyć, kalkulować i planować działania w swoim biznesie, bo to jest warunek niezbędny, żeby się z tej działalności utrzymać. Z perspektywy czasu stwierdzam, że zmiana sposobu myślenia rodem “z etatu” na bycie przedsiębiorcą była dla mnie najtrudniejsza. Ale warto przepracować swoje przekonania, bo to bardzo pomaga w działaniach bieżących i planowaniu kolejnych kroków.

 

Zostaw Komentarz