Narzędzie do zarządzania projektami Asana, nawet w wersji bezpłatnej, to idealne miejsce do stworzenia własnego „centrum zarządzania firmą”, nawet jeśli jesteś w niej zarówno CEO jak i jedynym pracownikiem. Wiem, co myślisz: kolejna rzecz do nauczenia się, nim się zorientuję co i jak, to zajmie pewnie wieki. 

Bez obaw! W tym wpisie pokażę Ci konkretne korzyści, jakie możesz osiągnąć, korzystając z Asany, która może się okazać kluczowym elementem do skutecznego zarządzania Twoją działalnością. Równocześnie rozwieję najczęstsze obawy, które możesz mieć przed wdrożeniem tego narzędzia.

Jakie są zalety Asany i jakie korzyści może przynieść do Twojego biznesu?

Umożliwia zarządzanie wszystkimi zadaniami w jednym miejscu

Koniec z szukaniem informacji w mailu, Messengerze, What’sUpie, dysku Google i wkurzania się, że nie wiesz, gdzie co jest! 

Asana eliminuje chaotyczne notatki i rozproszone informacje, bo wszystkie dane potrzebne do skutecznej realizacji projektu zgromadzone są w jednym narzędziu jako głównym źródle danych. Nie ma potrzeby żadnej dodatkowej komunikacji w formie e-mailowej czy za pomocą komunikatora. To wszystko bardzo ułatwia wymianę informacji jeśli pracujesz w zespole (zwłaszcza przy projektach prowadzonych w 100% online).

Powiększa efektywność współpracy zespołowej

Asana wspiera lepszą koordynację i podział obowiązków w grupie. Wyznaczając zadanie z konkretnym terminem wykonania (możesz też ustawić terminy powtarzalne), wskazujesz osobę odpowiedzialną, co pozwala uniknąć nieporozumień kto, za co i kiedy odpowiada. Jeśli więcej osób ma się orientować w temacie, to wystarczy je dodać jako osoby współpracujące do tego zadania. 

Porządek w tematach umożliwia burzę mózgów w formie komentarzy pod konkretnym zadaniem, dzięki czemu łatwo jest ustalić plan działania pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi, bo każdy ma dostęp do informacji od pozostałych osób.

Komunikacja odbywa się wewnątrz Asany, poprzez nowe komentarze, zmiany w zadaniu albo wiadomości, które możesz wysłać do innych osób. Wszystkie zmiany w zadaniach, nowe komentarze czy oznaczenia Twojej osoby znajdziesz w swojej skrzynce odbiorczej programu.

Asana sprzyja stworzeniu własnego systemu organizacji pracy

Struktura Asany jest jasna, porównam ją do książek, żeby to zobrazować: 

• projekt to książka
• sekcja to rozdział 
• zadanie to podrozdział. 

Każde zadanie można podzielić na mniejsze i jeszcze mniejsze elementy, tworząc podzadania i podpodzadania. Do każdego zadania (i podzadań) możesz dodawać załączniki oraz klikalne linki (zarówno do opisu zadania, jak i w komentarzu), np. do dokumentów czy arkuszy Google.

Możesz stworzyć własny system łączenia tematów, na przykład poprzez linkowanie zadań pomiędzy sobą lub dodawanie tych powtarzalnych do różnych projektów jednym kliknięciem. A także oznaczanie zadań tagami (własna nazwa i różne kolory do wyboru) według potrzeby, co ułatwia szybkie sprawdzenie, na jakim etapie jesteś. 

Nawet jeśli pracujesz solo, to warto przypisywać zadania do samego siebie i ustawiać daty wykonania, bo wtedy jak klikniesz opcję „moje zadania”, to pokażą się one wszystkie wg kolejności wykonania. 

Asana ułatwia monitorowanie zadań i postępów zespołu

Przejrzyste widoki postępów projektów, pozwolą Ci łatwo śledzić, jakie etapy zostały ukończone i co jeszcze pozostało do zrobienia. Dzięki temu możesz też bacznie obserwować, kto pracuje nad danym zadaniem, jak długo to zajmuje tej osobie i czy występują jakiekolwiek problemy. Monitorowanie postępów projektów w realnym czasie umożliwia szybkie reagowanie na ewentualne problemy.

Nawet jak pracujesz solo to spojrzenie na swoje zadania z lotu ptaka i ram czasowych, ułatwia codzienne działania. Trzymanie ręki na pulsie sprzyja skutecznemu zarządzaniu Twoją firmą.

Asana (w wersji bezpłatnej) posiada opcję 3 widoków, czyli sposobów pokazania Twojego projektu*. Przełączasz się pomiędzy nimi jednym kliknięciem, bo wszystkie trzy są dostępne na górze każdego projektu:

• Jeśli lubisz listy z podziałem na grupy tematyczne (w Asanie sekcje pełnią tę rolę), to układ widok lista zadań będzie dla Ciebie. 
• Jeśli z jesteś fanem pracy według tablicy kanban, to widok tablica będzie idealny, zwłaszcza że możesz utworzyć nielimitowaną ilość tablic i nazwać je po swojemu. 
• Ostatnia opcja, dostępna w bezpłatnym planie Asany, to widok kalendarz, w którym zaplanowane zadania ułożą się chronologicznie, zgodnie z datami ich wykonania.

*Warto jednak zaznaczyć, że nie wszystkie widoki nadają się do każdego projektu, dobrze jest mieć to na uwadze, kiedy rozpisujesz swoje zadania lub zadania dla członków swojego zespołu.

Asana to oszczędność czasu i odzyskanie spokoju

Dzięki poukładanemu systemowi Asany możesz lepiej zarządzać swoim czasem i unikać opóźnień w dostarczaniu zleceń. Ponadto to narzędzie oferuje funkcje automatycznych przypomnień (ustawiasz je wg swoich preferencji), które mogą pomóc w terminowym wykonywaniu zadań bez konieczności ręcznego monitorowania terminów. 

Co to oznacza w praktyce? Codziennie na swojego maila otrzymasz listę zadań do wykonania w najbliższym czasie. Jeśli wolisz skupić się tylko na Asanie, to w sekcji „moje zadania” znajdziesz listę wszystkich swoich zadań, z zaznaczeniem, które z nich są bieżące, opóźnione lub do wykonania w najbliższym czasie.

Możesz z Asany zrobić centrum zarządzania swoim biznesem i zgromadzić tam wszystkie informacje, które dotyczą nie tylko spraw bieżących, ale firmy ogólnie. Na przykład:

• wewnętrzne procedury, czyli opisy wykonywanych zadań, które wymagają konkretnej kolejności działania (kwestie techniczne, jak zrobić daną rzecz na www itp.), żeby w przypadku zespołu, łatwo zadziałać w sytuacji czyjejś nieobecności
• DNA marki: misja, wizja, plany, kolory z ich numerami, czcionki, linki do szablonów grafik
• linki do wzorów dokumentów z dysku Google (umowy, załączniki, szablon briefa, e-maili)
• plany marketingowe - kalendarz publikacji na blogu czy mediach społecznościowych
• zadania cykliczne z datami np. wystawienie faktur dla klientów czy wysłanie podsumowania projektu 
• linki do ważnych stron, które warto mieć pod ręką czy szkoleń, które chcesz przerobić
• wszystko to, co Ci przyjdzie do głowy, a trzymanie tego pod ręką, w jednym miejscu bardzo ułatwi Ci codzienną pracę

Jakie są najczęstsze obiekcje przedsiębiorców przed wdrożeniem u siebie Asany i dlaczego nie trzeba się ich obawiać?

Trudności we wdrożeniu nowego narzędzia do mojego biznesu

Żeby założyć darmowe konto w Asanie, potrzebujesz jedynie swojego e-maila. Nawet jeśli jesteś kompletnie zielon_ w tych sprawach to darmowe zasoby edukacyjne, które są dostępne dla użytkowników, pomogą Ci z łatwością rozpocząć przygodę z tym narzędziem. Ponadto możesz skorzystać z różnych szablonów projektów, choć osobiście polecam jednak poukładać swoje tematy samodzielnie. Dzięki temu szybciej poznasz możliwości Asany.

Konieczność poświęcenia czasu na zastosowanie nowego rozwiązania

Doby za Ciebie nie rozciągnę, ale Asana jest narzędziem prostym i intuicyjnym. Aby  zrozumieć i w efektywny sposób wykorzystywać jej funkcje wcale nie potrzebujesz głębokiego szkolenia, a intuicyjny interfejs użytkownika również ułatwi Ci proces wdrożenia. Wprowadzając niewielkie zmiany, możesz ją łatwo dostosować do obecnych procesów biznesowych w Twojej firmie. Zazwyczaj jest to niewielki krok w porównaniu do korzyści wynikających z lepszego zarządzania projektami.

Kolejne narzędzie w moim biznesie, kolejne koszty?

Zdecydowanie nie. W sytuacji działania w pojedynkę lub w małym zespole wersja darmowa Asany jest w 100% wystarczająca. Z pewnością narzędzi do zarządzania nie brakuje, jednak Asana wygrywa ilością funkcjonalności dostępnych już w wersji darmowej oraz prostotą użytkowania.

Jeśli w przyszłości zechcesz korzystać z płatnych funkcji w ramach obszaru roboczego, np. mieć widok oś czasu lub z poziomu Asany monitorować czas pracy zespołu, wyznaczyć administratora dla swojej organizacji czy zwiększyć limit członków, to wtedy musisz przejść na płatny plan.🔹 Jeśli zrobię z Asany swoją bazę danych o firmie, to co z poufnością tych danych ?

Asana dba o bezpieczeństwo danych, wykorzystując zaawansowane środki, takie jak szyfrowanie SSL, zapewniając jednocześnie opcje dodatkowego zabezpieczenia np. uwierzytelnianie dwuskładnikowe.

Ponadto nie wszyscy członkowie Twojego zespołu mogą widzieć całość projektów. Jeśli chcesz dodać kogoś do Twojego obszaru roboczego, wystarczy, że wyślesz zaproszenie na adres e-mailowy tej osoby. Dostęp do obszaru roboczego dla zaproszonej osoby niekoniecznie oznacza dostęp do wszystkich projektów. To zależy od ustawień, w których wskazuje się uprawnienia i np. osoba odpowiedzialna za konkretne zadanie (wskazana jako jego wykonawca) nie będzie widziała pozostałych zadań w tym projekcie, chyba że ten konkretny projekt zostanie jej w całości udostępniony.

Asana to wygodne narzędzie do zarządzania projektami, dostępne w wersji desktopowej i mobilnej w języku polskim. Świetnie sprawdzi się zarówno w pracy zespołowej, jak i przy indywidualnym planowaniu. Liczne funkcjonalności (dostępne również w wersji bezpłatnej) sprawiają, że planowanie pracy w Asanie jest proste, wygodne i oszczędza mnóstwo czasu. W mojej Asanie znajdują się nie tylko zadania, pliki czy inne materiały związane z moją pracą, ale też traktuję to narzędzie jako prywatną listę „TO DO”, gdzie dodaję wszystkie ważne terminy i sprawy do załatwienia dotyczące mojej rodziny. Fakt, że Asana jest też w wersji mobilnej, która na bieżąco synchronizuje się z desktopową, bardzo to ułatwia.