Nie każdy umie delegować - to smutna prawda. Ale na szczęście można się tego nauczyć. Poza tym praktyka czyni mistrza, jak we wszystkim. Od czego w ogóle zacząć delegowanie zadań wirtualnej asystentce?

Jak przygotować się do delegowania zadań?

Pierwszy krok to wypisanie wszystkich tematów, które trzeba wykonać, ale niekoniecznie chcesz lub lubisz się nimi zajmować. 

Albo po prostu nie umiesz wykonać niektórych zadań, a poświęcenie czasu na dodatkową naukę nie rozwijałoby Twojego biznesu. Na przykład lubisz pisać merytoryczne treści, ale szkoda Ci czasu na aktualizowanie swojej strony internetowej i wolisz, żeby zająć się tym ktoś, kto wie, co robi. Innym dobrym przykładem jest przygotowanie treści do publikacji w mediach społecznościowych. Wirtualna asystentka na podstawie Twoich notatek zredaguje post, przygotuje grafikę w kolorach Twojej marki i zaplanuje publikację w wyznaczonym przez Ciebie terminie. A Ty zobaczysz gotowy post na swoim Instagramie 🙂

Brzmi dobrze? Ale zanim zaczniesz delegować, najpierw musisz się do tego przygotować.

Odpowiedz na poniższe pytania, zastanów się nad każdą czynnością, która dzieje się w Twojej firmie, zapisz nawet te najdrobniejsze. 

• co w tej chwili jest najważniejsze w moim biznesie?

• jakie zadania zabierają mi najwięcej czasu?

• w których tematach nie muszę brać bezpośredniego udziału?

• czym nie chcę się zajmować?

• co, kiedy i w jaki sposób ma być wykonane?

• czy mam swoje procedury lub schematy działania?

…i jeszcze wiele innych, dopasowanych do tego, co robisz 🙂

Kiedy lista jest już kompletna, zastanów się, czy te zadania możesz pogrupować tematycznie. 

Na przykład w jednej grupie znajdzie się wszystko, co jest związane z Twoimi mediami społecznościowymi:

• tworzenie grafik do postów/relacji/rolek lub wybieranie zdjęć
• wymyślanie treści
• publikacja postów na odpowiednich kanałach we właściwym terminie
• odpowiadanie na komentarze obserwatorów, moderacja fanpage

Druga grupa to mogą być zadania formalne:

• wystawianie faktur dla Twoich kontrahentów
• obsługa firmowej skrzynki mailowej, przekierowywanie e-maili do odpowiednich osób, udzielanie odpowiedzi klientom np. sklepu
• kontakt z księgową i bieżące szykowanie dokumentów

Trzeci przykład to może być komunikacja z Twoimi odbiorcami poprzez newsletter:

• przygotowanie treści e-mali, w których się przedstawisz nowym osobom, które się zapisały
• dodanie treści tych e-maili do programu do wysyłki i ustawienie automatyzacji
• przygotowanie treści e-maili podczas kampanii sprzedażowej Twojego produktu
• ustawienie automatyzacji i wysyłanie konkretnych wiadomości, uzależnionych od zachować Twoich odbiorców

Czwarta to na przykład działania dotyczące sprzedaży nowego produktu:

• stworzenie całego lejka zakupowego: lead magnet, landing, wydarzenie promocyjne, potrzebne grafiki, komunikacja sprzedażowa w mediach społecznościowych i w newsletterze itp. 

I tak dalej, bo dzięki temu podziałowi łatwiej będzie Ci odpowiedzieć na pytania: 

• Kogo potrzebuję?

• Jakie zadania chcę przekazać w inne ręce w pierwszej kolejności? 

• Co zajmuje mi najwięcej czasu, a niekoniecznie muszę brać w tym bezpośredni udział? 

• Jak wyobrażam sobie taką współpracę?

• Jaki budżet chcę na to przeznaczyć?

Pamiętaj, że wirtualne asystentki / project managerki nie zajmują się wszystkie tymi samymi zadaniami. Mają swoje specjalizacje, zadania, w których są lepsze i takie zadania, których się nie podejmą.

Mając listę swoich potrzeb i świadomość ile to mniej-więcej zajmuje czasu, łatwiej będzie Ci sformułować ofertę współpracy. Możesz ją zamieścić np. w którejś z grup dla wirtualnych asystentek na Facebooku lub poszukać osoby do współpracy samodzielnie. 

Dobrą praktyką jest umówienie się na rozmowę poprzez komunikator video, to bardzo upraszcza sprawę podjęcia decyzji czy z wirtualną asystentką nadajecie na tych samych falach.

Jak Wam się rozmawia, czy Twoje oczekiwania odnośnie umiejętności pokrywają się z tym, co może Ci zaproponować wirtualna asystentka? Oczywiście, taką rozmowę zazwyczaj poprzedza kontakt pisemny, wymiana e-maili czy wiadomości na komunikatorze. 

Można w ten sposób ustalić kwestie wstępne, zrobić „pierwszą weryfikację” tematu, ale nic nie zastąpi rozmowy bezpośredniej. Tak przynajmniej wynika to z mojego doświadczenia, uważam, że to nieodzowne przy rozpoczęciu współpracy.

Jak rozpocząć delegowanie i współpracę?

Najczęściej od podpisania dokumentów (umowa o współpracy, poufności, RODO) albo innych ustaleń, ujętych np. w formie e-mailowej, ale załóżmy, że to już za Tobą, bo ten wpis dotyczy czegoś innego. 

Formalności załatwione, zabieracie się do pracy. Wiesz już, co delegujesz i w jakim zakresie. 

Bazując na swojej liście zadań do delegowania, zastanów się, jakich informacji potrzebuje wirtualna asystentka, aby wykonać zadanie zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.

• Jeśli działasz według swoich procedur, przekaż jasne wytyczne, wraz z linkami do odpowiednich miejsc i hasłami dostępowymi. 
• Masz ustaloną identyfikację wizualną dla Twojej marki? (logo, numery kolorów, styl grafik itp.). Przekaż te informacje wirtualnej asystentce, to znacznie przyspieszy pracę i nowe zadania będą spójne z tym, co pokazujesz odbiorcom w swoich kanałach.
• Znasz programy do zarządzania projektami typu Asana? Korzystasz z któregoś z nich na co dzień? Świetnie, dodaj do niego wirtualną asystentkę, to również uprości kwestię komunikacji i delegowania zadań. W wielu z nich bardzo prosto można przypisać odpowiedzialność konkretnej osoby za poszczególne zadania i określić termin wykonania.

Pamiętaj, że szczegółowo sformułowane wytyczne ograniczą ewentualne pytania wirtualnej asystentki, a Ty zyskasz na czasie!

Ważną kwestią jest też budżet, jaki chcesz przeznaczyć na taką współpracę. Jasne, że warto zacząć od mniejszej ilości godzin, zwłaszcza jeśli to Twój debiut w delegowaniu i nie do końca masz pojęcie, jak to może wyglądać. 

Dobrze ustalić taki wstępny zakres zadań, na początek, żeby obie strony mogły się poznać i dopasować komunikacyjnie. I tutaj istotne jest określenie, w jaki sposób będziecie się kontaktować podczas bieżącej pracy. Program do zarządzania? E-mail? Do szybkich tematów komunikator? Tutaj nie ma jednej, odpowiedniej ścieżki, to zależy od wzajemnych ustaleń i specyfiki zadań. Dobrze jest też poznać swoje godziny pracy i umówić się na wymienianie informacji tak, żeby obu stronom to odpowiadało.

Ważne też są Twoje oczekiwania odnośnie informacji o statusie wykonania zadań i ilości poświęcanego czasu. Przekaż wirtualnej asystentce, jakie są Twoje potrzeby w tym zakresie. Wolisz raport po zakończeniu danego projektu? A może jednak w połowie “wykorzystania” uzgodnionej ilości godzin? Czy wolisz regularne informacje o stopniu zaawansowania działań przesyłane np. co tydzień? Tutaj nie ma reguły, wszystko zależy od wzajemnych ustaleń.

Jak (dobrze) współpracować?

Na każdym etapie współpracy najważniejsza jest czytelna komunikacja.

Jeśli wyobrażasz sobie wykonanie zadania w konkretny sposób, a z przekazanych danych bezpośrednio to nie wynika - napisz to lub powiedz.

Jeżeli na jakimś etapie zadanie nie jest realizowane jak powinno - wnieś swoje uwagi do projektu. 

Oczywiście wszystko zależy od skali i stopnia skomplikowania tematu, ale może wytyczne były niejasne albo z kontekstu wynikało takie, a nie inne wykonanie zadania? 

Czasem wystarczy wyjaśniać drobne sprawy na bieżąco, zanim urosną do niepożądanych rozmiarów. 

Dla wirtualnej asystentki brak informacji zwrotnej, zwłaszcza po wykonaniu zadania, to moment niejasności i sytuacja niekomfortowa. Przy tak kameralnej opcji współpracy jak wirtualna asysta / project management informacja zwrotna, rozumiana jako ocena pracy, to podstawa. To też doskonały trening umiejętności komunikacyjnych i kopalnia wiedzy. 

Współpraca z wirtualną asystentką to wymiana, bo każde spojrzenie z boku kogoś fachowego, może pomóc w rozwoju Twojego biznesu. Dzięki temu można wprowadzić różne zmiany, które ułatwią codzienną pracę np. automatyzacje w wysyłce e-maili, planowanie publikacji w mediach społecznościowych z wyprzedzeniem i brak obawy o “ciszę w eterze”.

Oczywiście z czasem ta wzajemna komunikacja się upraszcza, bo wirtualna asystentka / project managerka coraz lepiej zna Ciebie i Twoją firmę, co sprawia, że współpraca przebiega dokładnie tak, jak to było zaplanowane.

Podsumowując temat delegowania

Z pewnością przygotowanie się do współpracy online wymaga wcześniejszej analizy swojej pracy i zakresu do ewentualnego „zlecenia". 

Jednak czas poświęcony na te zagadnienia zaprocentuje w przyszłości. Nauczysz się jak delegować zadania w efektywny sposób. To będzie oznaczało, że przekazane tematy zadzieją się same, a Ty w tym czasie możesz zająć się tym, na co przyniesie Ci wymierne korzyści, zarówno zawodowo, jak i  prywatnie.

Czas to najcenniejsza waluta, zwłaszcza ten odzyskany 🙂

Jeśli chcesz się przekonać jak w praktyce wygląda współpraca online SKONTAKTUJ SIĘ ZE MNĄ.