with Brak komentarzy

Jak delegować zadania?

jak delegować zadania

Jak delegować zadania wirtualnej asystentce i robić to dobrze?


Nie każdy umie delegować - to smutna prawda. Ale na szczęście można się tego nauczyć. Poza tym praktyka czyni mistrza, jak we wszystkim. Od czego w ogóle zacząć delegowanie zadań wirtualnej asystentce?


Jak przygotować się do delegowania zadań?

Pierwszy krok to wypisanie wszystkich tematów, które trzeba wykonać, ale niekoniecznie chcesz lub lubisz się nimi zajmować. Albo po prostu nie umiesz np. aktualizować swojej strony internetowej i wolisz, żeby zająć się tym ktoś, kto wie co robi. Zastanów się nad każdą czynnością, która dzieje się w Twojej firmie, zapisz nawet te najdrobniejsze. Kiedy lista jest już kompletna zastanów się czy te zadania możesz pogrupować tematycznie. Na przykład w jednej grupie znajdzie się wszystko co jest związane z Twoimi mediami społecznościowymi:

  • tworzenie grafik do postów/stories lub wybieranie zdjęć
  • wymyślanie treści
  • publikacja postów na odpowiednich kanałach we właściwym terminie
  • odpowiadanie na komentarze obserwatorów, moderacja fanpage

Druga grupa to mogą być zadania formalne:

  • wystawianie faktur dla Twoich kontrahentów
  • obsługa firmowej skrzynki mailowej, przekierowywanie e-maili do odpowiednich osób, udzielanie odpowiedzi klientom np. sklepu
  • kontakt z księgową i bieżące szykowanie dokumentów

I tak dalej, bo dzięki temu podziałowi łatwiej będzie Ci odpowiedzieć na pytania: kogo potrzebuję? Jakie zadania chcę przekazać w inne ręce w pierwszej kolejności? Co zajmuje mi najwięcej czasu, a niekoniecznie muszę brać w tym bezpośredni udział? Jak delegować zadania?

Pamiętaj, że wirtualne asystentki nie zajmują się wszystkie tymi samymi zadaniami. Mamy swoje specjalizacje, zadania w których jesteśmy lepsze i takie zadania, których się nie podejmujemy. Mając listę swoich potrzeb i świadomość ile to mniej-więcej zajmuje czasu łatwiej będzie Ci sformułować ofertę współpracy. Możesz ją zamieścić np. w którejś z grup dla wirtualnych asystentek na Facebooku lub poszukać osoby do współpracy samodzielnie.


Jak rozpocząć delegowanie i współpracę?

Najczęściej od podpisania dokumentów (umowa o współpracy, poufności, RODO), ale załóżmy, że to już za Tobą, bo ten wpis dotyczy czegoś innego. Formalności załatwione, zabieracie się do pracy. Wiesz już co delegujesz i w jakim zakresie. Bazując na swojej liście zadań do delegowania zastanów się, jakich informacji potrzebuje wirtualna asystentka, aby wykonać zadanie zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. Jeśli działasz według swoich procedur przekaż jasne wytyczne, wraz z linkami do odpowiednich miejsc i hasłami dostępowymi. Znasz programy do zarządzania projektami typu Asana, Trello? Korzystasz z któregoś z nich na co dzień? Świetnie, dodaj do niego wirtualną asystentkę, to również uprości kwestię komunikacji i delegowania zadań. W wielu z nich bardzo prosto można przypisać odpowiedzialność konkretnej osoby za poszczególne zadania i określić termin wykonania.

Pamiętaj, że szczegółowo sformułowane wytyczne ograniczą ewentualne pytania wirtualnej asystentki, a Ty zyskasz na czasie 🙂


Jak (dobrze) współpracować?

Na każdym etapie współpracy najważniejsza jest czytelna komunikacja. Jeśli wyobrażasz sobie wykonanie zadania w konkretny sposób, a z przekazanych danych bezpośrednio to nie wynika - napisz to lub powiedz. Jeżeli na jakimś etapie zadanie nie jest realizowane jak powinno - wnieś swoje uwagi do projektu. Oczywiście wszystko zależy od skali i stopnia skomplikowania tematu, ale może wytyczne były niejasne albo z kontekstu wynikało takie, a nie inne wykonanie zadania? Czasem wystarczy wyjaśniać drobne sprawy na bieżąco, zanim urosną do niepożądanych rozmiarów. Dla wirtualnej asystentki brak informacji zwrotnej, zwłaszcza po wykonaniu zadania, to moment niejasności i sytuacja niekomfortowa. Oczywiście z czasem ta wzajemna komunikacja się upraszcza, bo wirtualna asystentka coraz lepiej zna Ciebie i Twoją firmę, co sprawia, że współpraca przebiega dokładnie tak, jak to było zaplanowane.


Podsumowując temat delegowania

Z pewnością przygotowanie się do współpracy z wirtualną asystentką wymaga wcześniejszej analizy swojej pracy i zakresu do ewentualnego "zlecenia". Jednak czas poświęcony na te zagadnienia zaprocentuje w przyszłości. Nauczysz się jak delegować zadania w efektywny sposób. To będzie oznaczało, że przekazane tematy zadzieją się same, a Ty w tym czasie możesz zająć się tym, na co przyniesie Tobie wymierne korzyści, zarówno zawodowo, jak i  prywatnie. 


Jeśli chcesz się przekonać jak w praktyce wygląda współpraca z wirtualną asystentką SKONTAKTUJ SIĘ ZE MNĄ.

Zostaw Komentarz