Jeśli prowadzisz swój biznes solo, jako freelancer albo pracujesz zdalnie w domu to pewnie doskonale wiesz, że praca w skupieniu, która nie rozwleka się na cały dzień, nie jest łatwa. Rozpraszaczy zewnętrznych i wewnętrznych dookoła Ciebie nie brakuje, co powoduje, że Twój prywatny czas kurczy się na rzecz pracy. Lista Twoich celów do zrealizowania tylko rośnie, a Ty masz wrażenie, że żyjesz w chaosie, który już dawno przykrył początkową radość i ekscytację z bycia przedsiębiorcą. 

Zwłaszcza, że często pracujesz pod presją deadlineów, ale zazwyczaj jesteś z nimi na styk, bo czas w tym zamieszaniu przecieka Ci przez palce. Jednocześnie pracujesz stanowczo za dużo, bo chcesz się wyrobić z terminami. Poza tym w swoim biznesie czas, w którym nie pracujesz, jest czasem w którym nic nie zarabiasz. 

Dlatego ciśniesz z tematami, co powoduje zmęczenie i frustrację. Siedzisz wieczorami nad komputerem, a o lubianym basenie już zapomniał_ś, bo nie masz na to czasu. Bo umówmy się - praca po kilkadziesiąt godzin tygodniowo nie może być standardem, bo to prosta droga do wypalenia zawodowego. Zwłaszcza, że bycie solo przedsiębiorcą oznacza też mnóstwo czasochłonnych spraw związanych z prowadzeniem własnej firmy m.in. zdobywanie zleceń, kwestie księgowe, marketingowe itp. To też  ogromna odpowiedzialność za swój biznes, a czasem i wypłaty współpracowników. 

Być może masz wcześniejsze doświadczenia z pracy etatowej u kogoś i dlatego  praca bez bezpośredniego nadzoru przełożonego, który stale monitoruje postępy, nie jest w Twoim przypadku efektywna. Nie potrafisz się sam_ motywować, ani zbudować takiego systemu pracy, który byłby się u Ciebie skuteczny, bo musisz się tego dopiero nauczyć. To wszystko razem rodzi dodatkową presję, która przekłada się na codzienną pracę.

Dlaczego w swoim biznesie tak łatwo zatrzeć granicę między pracą a życiem prywatnym?

Wbrew pozorom wymaga sporo self-dyscypliny i skupienia się na zadaniach, a nie tematach domowych typu jeszcze tylko włączę pranie, czy posprzątam. Albo rozpoczynania dnia od scrollowania netu, bo przecież trzeba tam być. To miała być tylko chwila, z której nagle robi się godzina, spędzona na oglądaniu śmiesznych filmików ze zwierzątkami. A Tobie trudno jest od razu wskoczyć w tryb pracy w skupieniu.

Albo inna sytuacja: z jednej strony robisz to, co lubisz i jesteś w tym świetn_, masz efekty nie tylko finansowe i apetyt rośnie. Adrenalina działa, a Ty wchodzisz w koło zadań, które kręci się coraz szybciej, a praca niepostrzeżenie zabiera Ci wieczory, weekendy i czas dla bliskich. 

Oczywiście, jeśli chcesz pracować w niedziele, bo tak lubisz, to nic mi do tego. W tamtym zdaniu miałam na myśli brak równowagi pomiędzy tymi dwiema sferami, który po jakimś czasie zaczyna Cię uwierać. A potem już zwyczajnie przeszkadzać i frustrować.  

Dlaczego czas przecieka Ci przez palce, a lista zadań nie maleje?

Być może:

• nie potrafisz zarządzać swoim czasem, robisz to ad hoc, a przez to efektów brak
• nie masz określonych priorytetów i/albo nie masz żadnych terminów ich realizacji, bo czekasz na lepszy moment (spoiler: on nie nadejdzie)
• nie posiadasz planu działania ani struktury, która wspierałaby realizację Twoich celów
• posiadasz klientów, którym pozwalasz zarządzać swoim czasem, bo sam_ nie wiesz jak to poukładać, a przez to oni wchodzą Ci na głowę
• wcześniej pracował_ś na etacie i masz wiele nawyków oraz przekonań, które nie pomagają w prowadzeniu swojego biznesu
• masz duże problemy z koncentracją nad jedną sprawą, bo wydaje Ci się, że nic nie może czekać i co chwilę się rozpraszasz
• albo wydaje Ci się, że jak już zapchasz kalendarz terminami, spotkaniami i zadaniami to wszystko się w magiczny sposób zmieni

Czy coś z tego zabrzmiało znajomo? Jeśli tak to czytaj dalej.

Czy skupienie to umiejętność, nad którą można pracować? 

Na szczęście tak! Sprawdźmy najpierw czym tak naprawdę jest skupienie. Według definicji z Wikipedii skupienie (ang. focus) to proces myślowy polegający na błyskawicznym zogniskowaniu świadomości na określonym bodźcu, myśli, przedmiocie. 

Brzmi pięknie i prosto, ale jak to zrobić i od czego zacząć?

Na start rozpraw się z zewnętrznymi rozpraszaczami: 

• Kontroluj swój czas przed ekranami, bo to największy pogromca skupienia. Telefon wycisz i odłóż dalej niż na wyciągnięcie ręki, chyba że potrzebujesz go do pracy, wtedy ustaw limity czasowe na pochłaniacze czasu typu Instagram czy inne aplikacje społecznościowe, z których korzystasz. A po zrobieniu tego, co musisz na telefonie najlepiej wynieś go do innego pomieszczenia, bo jak będzie gdzieś w zasięg wzroku to i tak będziesz mieć pokusę sprawdzenia co słychać.

• Jeśli kusi Cię ściana Facebooka to skorzystaj ze wtyczki do przeglądarki Chrome News Feed Eradicator, dzięki której feed będzie pusty, a Ty skupisz się na pracy np. dodaniu postu w imieniu klienta czy moderacji grupy.

• Ustal sam_ ze sobą (i się tego trzymaj!), że jeśli pracujesz w domu to nie widzisz chaosu w kuchni czy pikającej pralki w tle. O trzymaniu się z daleka od Netflixa chyba nie muszę pisać? 😉 Tak, to może być trudne na początku, ale warto taki nawyk bycia tu i teraz wyrobić, bo to świetnie wpłynie na Twoją efektywność. 

• Naucz bliskich, że w czasie kiedy pracujesz, nie masz go na długie pogawędki przez telefon, a domowników przyzwyczajaj do tego, że w tym czasie mają Ci nie przeszkadzać.

• Z klientami i współpracownikami ustal konkretny sposób komunikacji. Wybierz jeden kanał główny (program do zarządzania np. Asana czy e-mail) i jeden awaryjny w razie jakiegoś pożaru np. What’sUp. To znacznie ułatwi pracę, bo w czasie pracy w skupieniu te kanały wyłączysz, żeby w tym czasie nie otrzymywać dekoncentrujących powiadomień.

• Zaplanuj terminy, w których w ciągu dnia jesteś dostępn_, dzięki temu zabukujesz w kalendarzu czas na pracę bez przeszkadzajek. Jeżeli pracujesz asynchronicznie, bo tak najbardziej lubisz, to też poinformuj o tym klientów i współpracowników w momencie startu wspólnych działań. 

A co z rozpraszaczami wewnętrznymi?

Pewnie się zastanawiasz co to w ogóle jest, a warto przyjrzeć się temu zagadnieniu bliżej, bo ten rodzaj rozproszenia odpowiada za ponad 40% Twoich problemów z koncentracją. 

Do rozpraszaczy wewnętrznych, które powstają w Twojej głowie, możemy zaliczyć:

• brak konsekwencji w działaniu i ciągłe nowe pomysły, które zostawiasz rozgrzebane
• stałe rozproszenie, bo ciągle coś musisz sprawdzić albo zrobić
• brak planu pracy, dnia, struktury, która pomogłaby unikać prokrastynacji
• poczucie chaosu, lęki i obawy, że o czymś zapomnisz albo nie zrobisz
• coś, co wiesz tylko Ty 😉

Czy da się to wszystko wyłączyć? Nie do końca, nie jesteśmy robotami, ale są sposoby żeby pracować w większym skupieniu. 

Czego tak naprawdę potrzebujesz, żeby pracować bez prokrastynacji i realizować swoje cele?

Na początek musisz określić swoje priorytety.

Nie ma większych szans powodzenia zapchanie kalendarza tematami do zrobienia, bo to się nie uda. Nasze mózgi potrafią pracować w pełnym, głębokim skupieniu zaledwie 4 godziny w ciągu dnia. Co oznacza, że określenie tego, co w danym momencie rozwoju Twojego biznesu jest najważniejsze to klucz do sukcesu. Czy to jest praca dla klientów czy nad Twoją firmą to zależy od Ciebie. Ale nie wszystko na raz. 

Priorytety wskażą Ci Twoje cele krótko i długoterminowe.

Zacznij od tych ostatnich, bo to będzie najbardziej ogólne, a potem rozłóż realizację tego celu na mniejsze fragmenty. I jeszcze mniejsze. Dzięki temu dowiesz się, które konkretne działania przybliżą Cię do jego osiągnięcia. Krótko rzecz ujmując: musisz wiedzieć, gdzie chcesz dojść, żeby zaplanować trasę.

Na przykład ustalasz sam_ ze sobą, że w ciągu 3 miesięcy napiszesz e-booka, poświęcając na to godzinę tygodniowo:

• Co oznacza, że w pierwszym miesiącu zrobisz research i ustalisz spis treści. 
• W drugim będziesz go pisać. 
• A w trzecim miesiącu złożysz go na gotowo w programie graficznym i zrobisz korektę.

Teraz każde zadanie z miesiąca rozbijasz na mniejsze na każdy tydzień - zróbmy to na przykładzie pierwszego miesiąca:

• I tak pierwszy tydzień to będzie przymiarka do agendy. 
• W drugim tygodniu zrobisz research konkurencji czy jest już taki produkt na rynku. 
• Zakładając, że nie ma, albo wiesz czym się wyróżnić, to w trzecim tygodniu przygotujesz spis treści na gotowo wraz z listą załączników.
• W czwartym tygodniu przejrzysz swoje materiały (wpisy blogowe, podcasty) i zrobisz listę tego, co możesz wykorzystać w pisaniu e-booka.

Co tu się wydarzyło? Właśnie ustalił_ś sposób realizacji celu, którym jest napisanie e-booka i zaplanował_ś co zrobisz w każdym tygodniu. Teraz wystarczy, że w każdym tygodniu wpiszesz w swoim kalendarzu godzinę na to konkretne działanie i będziesz je konsekwentnie realizować.

Ułatwiaj sobie życie. 

• Stwórz wspierające Cię systemy, a z powtarzalnych zadań zrób swoje własne procedury (np. jakie czynności są niezbędne, żeby napisać i opublikować wpis blogowy). Dzięki temu będziesz mogł_ działać na autopilocie bez obawy, że o czymś zapomnisz i zrobisz to w krótszym czasie. 
• Natłok myśli? Połóż obok siebie kartkę i długopis, a w momencie kiedy przyjdzie Ci do głowy coś ważnego, a nie związanego z wykonywanym zadaniem, zapisz to. Po skończonej pracy przejrzysz notatkę i to, co istotne wpiszesz na listę spraw do wykonania.
• Korzystaj z aplikacji, wtyczek do przeglądarek i zastanów się nad oddelegowaniem części swoich zadań. Może to już jest ten moment?

Przyjrzyj się sobie i twórz realne plany, czyli dopasowane do możliwości i zasobów, jakimi dysponujesz. Weź pod uwagę:

• ile czasu w ciągu dnia możesz przeznaczyć na pracę (Ale tak faktycznie! Uwzględnij wszystkie stałe elementy Twojego życia i bliskich)
• zastanów się kiedy najbardziej lubisz pracować (z samego rana czy w nocy?)
• pomyśl, co sprawia, że Twoja praca jest najefektywniejsza i stwórz najbardziej optymalne warunki dla siebie (podział w bloki tematyczne, małe zadania po 20 minut, bo masz problem ze skupieniem się, absolutna cisza dookoła, albo wręcz przeciwnie, bo ulubiona playlista na full)
• planuj bufory czasowe na niespodziewane sytuacje - niech Twoje deadline’y będą szybsze niż te od klientów, bo niespodzianki się zdarzają i niekoniecznie te mile widziane, a po co się masz stresować
• planując pracę, koniecznie wskaż czas, w którym masz przerwę (np. na posiłek czy krótki spacer), bo łatwiej Ci się będzie motywować do wykonania jakiegoś zadania, bo za 30 minut jesz obiad, ponadto bez odpoczynku nie ma efektywnej pracy, serio!
• dąż do tego, aby Twój plan był bardzo elastyczny i nie denerwuj się jeśli coś nie do końca się uda - wyciągnij z tej sytuacji lekcję, zastanów się jak to zaplanować w przyszłości, a na bank następnym razem zrobisz to zdecydowanie lepiej

Podsumowując: efektywna praca w skupieniu, brak prokrastynacji, lekkość i przyjemność działania nie wymagają czarodziejskich zabiegów. Kluczem jest określenie swoich priorytetów  i regularność mikro kroków, które będą bezpośrednio prowadzić do realizacji Twoich własnych celów. A wszystko to zaplanowane w zgodzie z Tobą, Twoim rytmem dnia, pracy i możliwości jakimi dysponujesz.