Jesteś soloprenerką, masz biznes online i wreszcie dojrzałaś do tego, żeby oddelegować część zadań? Przygotuj się do tego!

1. Zrób listę wszystkich tematów, które trzeba wykonywać, ale niekoniecznie chcesz lub lubisz się nimi zajmować. 

Odpowiedz na poniższe pytania, zastanów się nad każdą czynnością, która dzieje się w Twojej firmie, zapisz nawet te najdrobniejsze. 

• co w tej chwili jest najważniejsze w moim biznesie?

• jakie zadania zabierają mi najwięcej czasu?

• w których tematach nie muszę brać bezpośredniego udziału?

• czym nie chcę się zajmować?

• co, kiedy i w jaki sposób ma być wykonane?

• czy mam swoje procedury lub schematy działania?

…i jeszcze wiele innych, dopasowanych do tego, co robisz 🙂

2. Kiedy lista jest już kompletna, zastanów się, czy te zadania możesz pogrupować tematycznie. 

Na przykład w jednej grupie znajdzie się wszystko, co jest związane z Twoimi mediami społecznościowymi:

• tworzenie grafik do postów/relacji/rolek lub wybieranie zdjęć
• wymyślanie treści
• publikacja postów na odpowiednich kanałach we właściwym terminie
• odpowiadanie na komentarze obserwatorów, moderacja fanpage

Druga grupa to mogą być zadania formalne:

• wystawianie faktur dla Twoich kontrahentów
• obsługa firmowej skrzynki mailowej, przekierowywanie e-maili do odpowiednich osób, udzielanie odpowiedzi klientom np. sklepu
• kontakt z księgową i bieżące szykowanie dokumentów

Trzeci przykład to może być komunikacja z Twoimi odbiorcami poprzez newsletter:

• przygotowanie treści mali, w których się przedstawisz nowym osobom, które się zapisały
• dodanie treści tych e-maili do programu do wysyłki i ustawienie automatyzacji
• przygotowanie treści e-maili podczas kampanii sprzedażowej Twojego produktu
• ustawienie automatyzacji i wysyłanie konkretnych wiadomości, uzależnionych od zachować Twoich odbiorców

Czwarta to na przykład działania dotyczące sprzedaży nowego produktu:

• stworzenie całego lejka zakupowego: lead magnet, landing, wydarzenie promocyjne, potrzebne grafiki, komunikacja sprzedażowa w mediach społecznościowych i w newsletterze itp. 

3. Napisz dla siebie, z kim chcesz pracować i w jaki sposób.

Taka notatka pomoże Ci w kolejnym kroku, ale też podczas rekrutacji, bo łatwiej będzie zweryfikować oferty do wirtualnych asystentek. Dzięki podziałowi na obszary z pkt. 2 łatwiej Ci odpowiedzieć na pytania: 

• Kogo potrzebuję? (kompetencje, osobowość)

• Jakie zadania chcę przekazać w inne ręce w pierwszej kolejności? 

• Co zajmuje mi najwięcej czasu, a niekoniecznie muszę brać w tym bezpośredni udział? 

• Jak wyobrażam sobie taką współpracę?

• Jaki budżet chcę na to przeznaczyć?

4. Lista potrzeb gotowa, czas na ofertę współpracy

Pamiętaj, że wirtualne asystentki nie zajmują się wszystkie tymi samymi zadaniami. Mają swoje specjalizacje, więc może się okazać, że potrzebujesz zatrudnić np. dwie osoby: jedną do technicznej obsługi Twojej www czy platformy kursowej, a drugą, która przejmie media społecznościowe.

Mając listę swoich potrzeb i świadomość ile to mniej-więcej zajmuje czasu, łatwiej będzie Ci sformułować ofertę współpracy. Możesz ją zamieścić np. w którejś z grup dla wirtualnych asystentek na Facebooku lub poszukać osoby do współpracy samodzielnie. 

Bądź konkretna, podaj zakres pracy, szacunkowo ile godzin potrzebujesz, a także swoje widełki finansowe. Jeśli wymagasz dostępności w konkretnych godzinach, bo Ty tak pracujesz - napisz to. Jeśli potrzebujesz fakturę VAT, to też dodaj taką informację. Im jaśniej opiszesz swoje oczekiwania, tym łatwiej będzie Ci znaleźć osobę, z którą współpraca będzie łatwa i przyjemna dla obu stron. Napisz, w jaki sposób przekazać informacje o sobie (wolisz mail, komunikator czy komentarz pod postem z linkiem do oferty?).

Dobrą praktyką jest umówienie się na rozmowę poprzez komunikator video, to bardzo upraszcza sprawę podjęcia decyzji czy z wirtualną asystentką nadajecie na tych samych falach. Oczywiście, taką rozmowę zazwyczaj poprzedza kontakt pisemny, wymiana e-maili czy wiadomości na komunikatorze. 

Można w ten sposób ustalić kwestie wstępne (pamiętaj o formalnościach: NDA i umowa to podstawa!), zrobić „pierwszą weryfikację” tematu, ale nic nie zastąpi rozmowy bezpośredniej. Tak przynajmniej wynika to z mojego doświadczenia, uważam, że to nieodzowne przy rozpoczęciu współpracy. Powodzenia!