with Brak komentarzy

Mity o zarządzaniu projektami w małym biznesie online, w które nie powinnaś wierzyć

Zarządzanie projektami w małym biznesie, zwłaszcza prowadzonym przez solo przedsiębiorczynie takie jak Ty, to nie lada wyzwanie. Wokół tego tematu narosło wiele mitów, które mogą utrudniać efektywne prowadzenie działalności, a także hamować działania, które ją rozwiną. Z tego artykułu dowiesz się, w które nie warto wierzyć i na co naprawdę warto zwrócić uwagę.

Mit 1: Musisz być ekspertem w każdej dziedzinie

Wielu soloprzedsiębiorców wierzy, że muszą być specjalistami od wszystkiego, co dotyczy ich biznesu online – od księgowości, przez marketing, aż po zarządzanie projektami. Nic bardziej mylnego!

Jasne, że na początku robisz większość rzeczy sama, bo tak jest po prostu taniej. Jednak w miarę rozwoju swojej firmy delegowanie zadań, w których nie musisz brać bezpośredniego udziału, pomoże Ci znaleźć czas nie tylko na prywatne, rodzinne sprawy, ale też wesprze Twoją kreatywność.

Prawda: Skup się na swoich mocnych stronach

Najważniejsze jest, abyś koncentrowała się na tym, w czym jesteś najlepsza. Jeśli tworzysz kursy online, poświęć swój czas i energię na zrobienie tych wszystkich elementów, w których jesteś niezbędna. Na przykład na stworzenie merytoryczne treści czy nagranie video lekcji. 

Resztę obowiązków możesz zlecić podwykonawcom, takim jak wirtualna asystentka czy montażysta wideo, którzy z tego co Ty przygotowałaś, zrobią finalne, kursowe materiały.

 

Mit 2: Zarządzanie projektami jest skomplikowane i wymaga drogiego oprogramowania

Wielu mikroprzedsiębiorców unika wdrażania narzędzi do zarządzania projektami, obawiając się skomplikowanych systemów i wysokich kosztów. Poza tym samo określenie „program do zarządzania” kojarzy się z korporacją, czymś dużym, trudnym do implementacji i zastosowania. I brzmi jak dodatkowy pochłaniacz czasu, którego i tak nie masz za wiele.

Prawda: Proste narzędzia mogą być równie skuteczne

Na rynku dostępnych jest wiele darmowych lub niedrogich narzędzi do zarządzania projektami, które nie tylko są proste w obsłudze, ale jednocześnie bardzo skuteczne. 

Na przykład moja ulubiona Asana [o której więcej przeczytasz w TYM WPISIE], Trello czy Google Workspace to tylko niektóre z nich, każde dostępne w opcji mobilnej. Wersje bezpłatne są proste do wdrożenia i intuicyjne w obsłudze, więc nie stracisz czasu, a możesz tylko zyskać. Dzięki nim możesz łatwo śledzić postępy, przypisywać zadania i komunikować się z zespołem.

 

 

 

Mit 3: Wszystkie projekty muszą być perfekcyjnie zaplanowane od samego początku

Perfekcjonizm często prowadzi do paraliżu decyzyjnego, szczególnie w małych biznesach. Wydaje Ci się, że każdy projekt musi być dokładnie zaplanowany, zanim zaczniesz nad nim pracować. Tutaj wkracza Twoja potrzeba, żeby zawsze wszystko było idealnie. Po pierwsze: nie musi, bo lepsze zrobione, niż zawieszone na czas nieokreślony. Po drugie: ramowy plan na początek w zupełności wystarczy.

Prawda: Elastyczność i adaptacja są kluczowe

W małych biznesach ważniejsza jest elastyczność niż perfekcjonizm. Zmienna życie i różne sytuacje wkraczają tak często, że nie warto kurczowo trzymać się zamierzeń, bo to tylko Cię sfrustruje.

Zamiast tracić czas na tworzenie idealnego planu, rozpocznij projekt z ogólnym zarysem, a następnie dostosuj go w miarę postępów. Agile, czyli zwinne podejście do zarządzania projektami, może być tutaj bardzo pomocne.

 

 

 

Mit 4: Zarządzanie projektami jest niepotrzebne w małym biznesie online

Niektórzy uważają, że zarządzanie projektami to coś dla dużych firm, a w małym biznesie wystarczy "na bieżąco" załatwiać sprawy. Tylko że tak naprawdę każde działanie w Twoim biznesie to już jest projekt, a spojrzenie z lotu ptaka może go tylko usprawnić. Może się okazać, że spisanie procedur na powtarzalne zadania np. przygotowanie dokumentów dla księgowej, tylko to przyspieszy, bo nie będziesz się zastanawiać czy wszystko masz. Albo bez konkretnego planu nałożą się terminy elementów składowych większego procesu, bo zapomniałaś, że one są powiązane?  

Prawda: Skuteczne zarządzanie projektami to klucz do sukcesu

Nawet w małym biznesie, dobrze zorganizowane zarządzanie projektami może znacznie zwiększyć Twoją efektywność i pozwoli na lepsze wykorzystanie zasobów. Regularne monitorowanie postępów, jasne priorytety i efektywna komunikacja z ewentualnym zespołem podwykonawców nie tylko pomogą Ci w osiągnięciu celów szybciej i sprawniej, ale też mocno odciążą i zaoszczędzą mnóstwo czasu.

 

 

 

Mit 5: Nie masz czasu na zarządzanie projektami

Często słyszę, że zarządzanie projektami zajmuje za dużo czasu i lepiej skupić się na wykonywaniu pracy. Trochę jak w tym dowcipie, że jeździsz z pustą taczką, bo nie masz czasu załadować 😉 

Prawda: Inwestycja czasu w zarządzanie oszczędza czas w przyszłości

Tymczasem nadanie struktury swoim działaniom, nawet w mikro biznesie online, pozwala spojrzeć na nie z szerszej perspektywy. I wyłapać wszystkie pochłaniacze czasu i energii, które nie przynoszą wymiernych korzyści. 

Chociaż na początku zarządzanie projektami może Ci się wydawać czasochłonne, w rzeczywistości pozwala zaoszczędzić czas w dłuższej perspektywie. Dzięki jasnemu planowi unikasz chaosu i konieczności ciągłego rozwiązywania problemów "na bieżąco", nawet jeśli w danym momencie chciałaś się skupić na czymś innym.

Podsumowanie

Zarządzanie projektami w małym biznesie może wydawać się wyzwaniem, ale z odpowiednim podejściem i narzędziami staje się znacznie prostsze. Pamiętaj, że nie musisz być ekspertem we wszystkim, a elastyczność i prostota mogą być twoimi najlepszymi sprzymierzeńcami. Odrzuć mity, które Cię ograniczają i zacznij zarządzać swoimi projektami w sposób, który naprawdę przynosi efekty. 

 

Jeśli zastanawiasz się nad współpracą z project managerką i/lub potrzebujesz pomocy w poukładaniu Twoich zadań, rozpisaniu projektów, a także stworzeniu powtarzalnych procesów i procedur, skontaktuj się ze mną i umów na niezobowiązującą rozmowę wstępną - chętnie odpowiem na Twoje pytania.

Zostaw Komentarz