Asana to wygodne narzędzie do zarządzania projektami, dostępne w wersji desktopowej i mobilnej w języku polskim. Świetnie sprawdzi się zarówno w pracy zespołowej, jak i przy indywidualnym planowaniu.

Liczne funkcjonalności (dostępne również w wersji bezpłatnej) sprawiają, że planowanie pracy w Asanie jest proste, wygodne i oszczędza mnóstwo czasu. 

Jak działa Asana?

W Asanie kluczowe jest to, że wszystko dzieje się w jej obrębie:

• koordynacja i wyznaczanie zadań z terminem wykonania (w tym możliwość ustawienia powtarzalnych terminów), 
• wskazywanie osoby odpowiedzialnej za zadanie, co pozwala uniknąć nieporozumień kto, za co odpowiada (jeśli więcej osób to wystarczy je dodać jako osoby współpracujące do zadania) 
• burza mózgów w formie komentarzy pod konkretnym zadaniem,
• nowe komentarze albo zmiany w zadaniu widoczne w skrzynce odbiorczej programu (można też wysyłać wiadomości do członków zespołu)
• linkowanie zadań pomiędzy sobą lub dodawanie tych powtarzalnych do różnych projektów jednym kliknięciem,
• dodawanie załączników oraz klikalnych linków (zarówno do opisu zadania, jak i w komentarzu), 
• oraz oznaczanie zadań tagami (własna nazwa i różne kolory do wyboru) według potrzeby, co ułatwia szybkie sprawdzenie statusu projektu. 

Nie ma potrzeby żadnej dodatkowej komunikacji poza tym narzędziem w formie e-mailowej czy za pomocą komunikatora. To bardzo wygodne jest mieć wszystko w jednym miejscu, bo to bardzo upraszcza wymianę informacji w zespole (zwłaszcza przy projektach prowadzonych w 100% online). Doskonale sprawdza się też jako własne centrum zarządzania dla mikroprzedsiębiorcy. 

Zamiast szukać części informacji w e-mailu, WhatsUpie, Messengerze czy na dysku Google albo jeszcze w innym miejscu, wszystkie dane potrzebne do skutecznej realizacji projektu zgromadzone są w jednym, prostym w obsłudze narzędziu jako głównym źródle danych. 

To wszystko pozwala uniknąć chaosu i łatwiej ocenić, na jakim etapie jest dany projekt, zwłaszcza w sytuacji, kiedy wspólnie pracuje nad nim kilka osób. Warto wspomnieć, że Asana jest bezpłatna dla zespołów liczących do 15 osób.

Dobrze zdefiniowane cele projektu z podziałem na etapy (sekcje) i zadania zwiększają efektywność zespołu, ale są też pomocne przy indywidualnym planowaniu. W tym ostatnim przypadku warto zrobić z Asany własne „centrum dowodzenia” i dodać tam wszystkie istotne informacje o swojej firmie, żeby w pośpiechu nie szukać np. numerów swoich kolorów firmowych czy linka do czegoś ważnego. 

W mojej Asanie znajdują się nie tylko zadania, pliki czy inne materiały związane z moją pracą, ale też traktuję to narzędzie jako prywatną listę „TO DO”, gdzie dodaję wszystkie ważne terminy i sprawy do załatwienia dotyczące mojej rodziny. Fakt, że Asana jest też w wersji mobilnej, która się synchronizuje z desktopową, bardzo to ułatwia.

Co otrzymam po założeniu darmowego konta w Asanie?

Do założenia konta w Asanie potrzebujesz tylko e-maila, rejestracja trwa chwilę (wystarczy potwierdzić swojego maila w skrzynce) i przed Tobą otwierają się nowe możliwości, bo od tego momentu masz swój własny obszar roboczy, w którym dodajesz swoje projekty. Na przykład mój obszar roboczy to wirtualna podpora, a projekty to centrum dowodzenia, blog, inspiracje, szkolenia, newsletter itp. 

To, w jaki sposób rozplanujesz projekty, wynika z Twoich preferencji, możesz testować do woli, bo dodanie i/lub usunięcie projektu zajmuje krótką chwilę. Dodając nowy projekt, możesz skorzystać z któregoś z szablonów, ale polecam wybrać pusty projekt i poukładać zadania po swojemu. Dzięki temu szybciej poznasz możliwości Asany.

Po zalogowaniu się do niego trafiasz na stronę główną, na której będą widoczne np. Twoje aktualne projekty, zadania przeterminowane (zaległe), nadchodzące i ukończone (każde w osobnej zakładce) - to zależy od Ciebie, bo widok możesz dostosować do swoich potrzeb.

Od tego momentu możesz w Asanie:

• tworzyć nielimitowaną ilość projektów, zadań i podzadań, 
• zmieniać ustawienia widoku dla projektów jednym kliknięciem (widok lista zadań, widok tablica kanban, widok kalendarz)
• filtrować zadania (nieukończone, ukończone, moje, z terminem w tym tygodniu itp.)
• formatować teksty w zadaniu (zarówno część opisową jak i swój komentarz): akapit, nagłówek, listy punktowane i numerowane, boldowanie, podkreślanie, skreślanie, emoji, linkowanie itp.
• dodawać załączniki w takiej ilości, w jakiej są potrzebne (nie ma limitu przechowywania, jednak pojedynczy plik nie może przekroczyć 100 MB)
• umieszczać aktywne linki i tworzyć własne tagi,
• oznaczać osoby w opisie i komentarzach (inne, niż odpowiedzialna za zadanie)
• zmieniać zadania w projekty (jeśli zakres się bardzo powiększy),

We wszystkich zadaniach można wskazać (ale nie trzeba, jak pracujesz solo) osobę odpowiedzialną wraz z datą wykonania oraz dodać osoby współpracujące, które otrzymają powiadomienia o tym, co się dzieje w tym zadaniu, te osoby mogą je też komentować i dodawać załączniki.

Co to jest widok projektu w Asanie?

To, w jaki sposób będzie pokazany Twój projekt. Przełączasz się jednym kliknięciem, bo wszystkie opcje są dostępne na górze każdego projektu. 

Jeśli lubisz listy z podziałem na grupy tematyczne (w Asanie sekcje pełnią tę rolę), to układ widok lista zadań będzie dla Ciebie. 

Jeśli z jesteś fanem pracy według tablicy kanban, to widok tablica będzie idealny, zwłaszcza że możesz utworzyć nielimitowaną ilość tablic i nazwać je po swojemu. 

Ostatnia opcja, dostępna w bezpłatnym planie Asany, to widok kalendarz, w którym zaplanowane zadania ułożą się chronologicznie, zgodnie z datami ich wykonania.

Warto jednak zaznaczyć, że nie wszystkie widoki nadają się do każdego projektu, dobrze jest mieć to na uwadze, kiedy rozpisujesz swoje zadania lub zadania członków zespołu.

Jak wykorzystać zakładkę przegląd w projekcie?

Każdy projekt ma domyślnie ustawioną zakładkę „przegląd”, ale nie wszyscy do niej zaglądają, a szkoda. To miejsce, jeśli pracujesz w zespole, może pełnić rolę skróconej  karty projektu, bo określisz w niej:

• zasady współpracy w zespole (kto komu raportuje, jak ma wyglądać standardowa komunikacja, a jak w czasie „pożaru”, czy i jak często spotykamy się na statusie projektu)
• kto pełni jaką rolę w tym projekcie: określenie odpowiedzialności według modelu RACI - ten skrót pochodzi od angielskich słów oznaczających osobę odpowiedzialną (Responsible), nadzorującą (Accountable), pełniąca rolę konsultanta (Consulted) i informowaną (Informed).)
• jakie są kluczowe zasoby - tutaj możesz utworzyć brief projektu oraz dodać niezbędne załączniki  i linki
• na bieżąco aktualizować status projektu (na czas, zagrożony, opóźniony)

Jak dodać współpracownika do mojej Asany i jak dołączyć do obszaru roboczego klienta?

Jeśli chcesz dodać kogoś do Twojego obszaru roboczego, wystarczy, że wyślesz zaproszenie na adres e-mailowy tej osoby. Podobnie działa to w drugą stronę, kiedy dołączasz np. do obszaru roboczego swojego klienta. Jak otrzymasz zaproszenie na adres e-mailowy, z którego korzystasz w Asanie, to wtedy ten nowy obszar roboczy klienta będzie widoczny na rozwijanej liście po prawej stronie pod Twoim zdjęciem, jako kolejna opcja. 

Dostęp do obszaru roboczego dla zaproszonej osoby niekoniecznie oznacza dostęp do wszystkich projektów. To zależy od ustawień, w których wskazuje się uprawnienia i np. osoba odpowiedzialna za konkretne zadanie (wskazana jako jego wykonawca) nie będzie widziała pozostałych zadań w tym projekcie, chyba że ten konkretny projekt zostanie jej w całości udostępniony. 

Podobnie wygląda sprawa z obszarami roboczymi, dopóki nie ma zaproszenia, nie są widoczne dla innych. Wystarczy przejść do ustawień zespołu i tam można zarządzać ustawieniami uprawnień, zmienić nazwę czy usunąć zespół.

Czy potrzebuję płatnej wersji Asany?

Jeśli chcesz korzystać z płatnych funkcji w ramach obszaru roboczego, np. mieć widok oś czasu lub z poziomu Asany monitorować czas pracy zespołu, wyznaczyć administratora dla swojej organizacji czy zwiększyć limit członków, to musisz przejść na płatny plan. W mojej ocenie w sytuacji działania w pojedynkę lub w małym zespole wersja darmowa Asany jest w 100% wystarczająca. Z pewnością narzędzi do zarządzania nie brakuje, jednak Asana wygrywa ilością funkcjonalności dostępnych już w wersji darmowej oraz prostotą użytkowania.